Registrera
En avvikelse skapas från tavlan, från SQCDP-kortet, från en röd dag i gröna korset, från ett Ej OK i Daglig tillsyn, från en brist i en runda, från ett avvikande värde i ett formulär, från en flagga på en standard, eller av IA-systemet. Den får nummer, typ (säkerhet, kvalitet, leverans, miljö …), kategori, allvarlighetsgrad (låg, måttlig, betydande, allvarlig), gren, maskin och Vad gjorde ni direkt? Den som rapporterar sparas på avvikelsen och får veta hur den slutade.
Står det vad som gjordes under Vad gjorde ni direkt?, är allvarlighetsgraden högst måttlig och gäller det inte säkerhet, kan den som rapporterar stänga avvikelsen direkt med Klart, åtgärdat på plats. Teamledaren ser den ändå bland de stängda och kan öppna den igen. Allt annat sparas som Ny och väntar på tavelmötet.
Avvikelsen visar varifrån den kom: Från runda, Från formulär, Från IA-systemet, med en länk dit.
Bestäm på tavelmötet
En avvikelse är Ny, Parkerad, Pågående eller Stängd, och det är beslutet som sätter statusen. På tavelmötet går teamledaren igenom de nya. Bestäm i avvikelsen öppnar ett kort med kategori, ägare och frågan Hur hanterar ni den? Ägaren är en person, aldrig linjekontot. Leanova föreslår ett av valen, till exempel Hitta orsaken när avvikelsen är allvarlig. Är samma problem redan öppet föreslås Samma som 1032, som stänger den nya som dubblett av den.
- Åtgärdad på plats
- Det är löst och inget mer behövs. Skriv vad som gjordes, så stängs avvikelsen.
- Åtgärd
- Ni vet vad som ska göras. Den första åtgärden läggs till direkt, med ansvarig och datum.
- Hitta orsaken
- Ni vet inte varför det hände: 5 varför i avvikelsen, eller med tilläggsmodulen Problemlösning en A3.
- Ingen åtgärd
- Inget mer behövs, och skälet sparas: en engångshändelse, inom tolerans eller att risken accepteras. Bara teamledare och administratörer accepterar en risk.
Under Mer finns Förbättring, när lösningen är en ändring som ska prövas (förslaget öppnas direkt i sitt eget beslutskort, så att det får sitt beslut på samma möte), och Makulera, när det inte är en avvikelse eller är en dubblett av en annan. Bredvid valen står Parkera och Eskalera för det som inte kan tas nu. En parkerad avvikelse får ett datum då den tas upp igen, om två veckor om inget annat väljs, och gärna ett skäl. Den räknas som öppen, och från den dagen står den i ägarens och teamledarnas Min översikt under Parkerade att ta upp. En allvarlig avvikelse kan inte parkeras: den hanteras eller eskaleras.
Avvikelser från en runda, ett formulär eller en flagga kommer redan beslutade. En brist eller ett avvikande värde som följs upp som avvikelse är Pågående med Hitta orsaken, och en flagga är Pågående med Rättas i standarden: nästa version av standarden rättar den. Avvikelser från IA-systemet hanteras där.
Åtgärda
En åtgärd skapas direkt från avvikelsen, med ansvarig och Klart senast. Den som blir ansvarig får en notis. Åtgärden står i tavlans Handlingsplan, i Vecka på uppgiftstavlan och i Min översikt för den ansvariga, och säger vilken avvikelse den hör till. Försenade åtgärder står i rött och räknas på startsidan.
Rött på ett nyckeltal blir också en åtgärd: Åtgärda på SQCDP-kortet och takttavlan öppnar en åtgärd förifylld med nyckeltalet, värdet, målet och dagen.
Stänga med ett utfall
När åtgärderna är klara stänger Stäng och följ upp avvikelsen. En stängd avvikelse har alltid ett utfall: Åtgärdad på plats, Åtgärdad, Åtgärdad i problemlösning #9, Åtgärdad i förbättring 512, Rättad i standarden, Ingen åtgärd eller Makulerad, de två sista med ett skäl. Avvikelsen visar utfallet, dagen och skälet, och den som rapporterade får en notis: Tack! Avvikelse 1032 är stängd: Åtgärdad på plats – bytte packningen.
Har arbetet gått vidare till en A3 eller en förbättring står avvikelsen kvar som pågående och visar hur långt arbetet har kommit, till exempel Vidare i problemlösning #9 · Steg 3 av 7: Fiskben. Den stängs när problemlösningen är avslutad eller förbättringen genomförd, och blir Ny igen om förbättringen avslås. En flagga stängs som Rättad i standarden när en ny version som rättar den blir gällande.
Öppna igen öppnar en stängd avvikelse. Efter en åtgärd eller 5 varför fortsätter arbetet där det var. Efter Åtgärdad på plats, Ingen åtgärd och Makulerad är den Ny igen och får ett nytt beslut.
Eskalera
Det en nivå inte rår på eskaleras från formuläret till valfri nivå ovanför, med Svar senast och en ansvarig för svaret. Den mottagande nivån svarar med Återför, och svaret går som notis till den som frågade och syns under Besvarade på tavlan tills det kvitteras. Försenade svar står i rött. En ny eller parkerad avvikelse som eskaleras blir pågående medan den väntar på svaret, och när svaret kommer ber avvikelsen om ett nytt beslut. Den mottagande nivån kan också svara med en åtgärd hos sig (Skapa åtgärd här) eller, med Problemlösning, en A3 hos sig (Lyft till A3 här). Svaret pekar då dit, och en avvikelse som lyfts till A3 väntar på A3:an och stängs med den. Se Daglig styrning och tier-möten.
Följa upp effekten
När avvikelsen stängs efter åtgärder eller 5 varför sätts en uppföljning 30 dagar fram, och likaså när en ny version av standarden rättar en flagga. Då frågar avvikelsen Löste det problemet? och visar hur många nya avvikelser med samma orsak som kommit sedan dess. Efter Åtgärdad på plats, Ingen åtgärd och Makulerad finns inget att följa upp, och har arbetet gått vidare följs effekten upp där: i problemlösningens verifiering eller i förbättringens Kontrollera. Ett nej kan öppna avvikelsen igen, och med Problemlösning föreslå en A3. Avvikelser som ska följas upp står i Min översikt under Följ upp effekten, och statistiken visar Löst vid uppföljning: andelen där åtgärden faktiskt hjälpte.
Hur 5 varför och A3 hänger ihop står i Från 5 varför till A3.
Analys
Komponenten Analys visar statistik, trend och ledtid för avvikelser, åtgärder, förbättringar, rundor, problemlösningar, arbetsordrar och SMED-studier: nya mot stängda per vecka, snitt till stängd, andel inom målet. Pareto – orsaker räknar återkommande orsaker och markerar dem som står för 80 %. Cirkeldiagram visar fördelningen per typ, allvarlighetsgrad eller gren.